Por que você deve terceirizar a Folha de Pagamento de sua Empresa?

Consultores e especialistas em negócios defendem há muito tempo a terceirização das funções não essenciais de uma empresa.

Uma função não essencial é aquela que não faz parte de nenhum centro de lucro (ou seja, você não cobra os clientes por isso). Uma função não essencial, pode até ser considerada essencial em seu plano de negócios, mas não diferencia seu negócio estrategicamente dos concorrentes.

Na maioria das empresas, as atividades administrativas e de BackOffice, como a folha de pagamento, por exemplo, são consideradas funções não essenciais. Portanto, essas atividades são potenciais candidatas a serem terceirizadas.

Mas, algumas perguntas pairam na mente de empresários e gerentes, e eles precisam destas respostas:

• O que minha empresa ganha ao terceirizar a folha de pagamento?
• Vale a pena todo o tempo e esforço apenas para investigar e identificar fornecedores de serviços terceirizados adequados?
• Depois, ainda tem o trabalho envolvido na transição da função para a empresa terceirizada. Os benefícios da terceirização compensam esse esforço?

Podemos afirmar com certeza, que existem vários benefícios em longo prazo para sua empresa em terceirizar a folha de pagamento:

Idealmente, terceirizar a folha de pagamento de sua empresa atinge três objetivos principais:

• Libera tempo e recursos para que você e sua equipe se concentrem totalmente em seu core business;
• Dá-lhe acesso à tecnologia avançada e expertise de profissionais experientes para processar a sua folha de pagamento de forma mais assertiva e em tempo hábil;
• Reduz custos e riscos;

Vamos examinar cada um desses benefícios detalhadamente e o que eles significam na prática:

1. Foco total em seu core business

A folha de pagamento é uma dessas funções críticas que não conseguem aumentar diretamente suas vendas e a sua lucratividade. Porém, se não for tratada com seriedade e processada da forma correta, ela pode colocar seu negócio em maus lençóis. E acima de tudo, pode custar um tempo interno precioso e desviar a atenção de peças chaves de sua equipe para longe das atividades essenciais do seu negócio.

As empresas precisam cumprir uma vasta gama de normas e regulamentos quando se trata de funcionários. Por isso, é preciso muito tempo, atenção e conhecimentos específicos de todas essas normas para lidar com elas.

Existem os requisitos legais óbvios, tais como relatórios fiscais e remessa. Há exigências em torno de retenção de impostos sobre os salários dos empregados, e também sobre o cálculo da parte dos impostos que cabe ao empregador. Existem requisitos de arquivamento eletrônico e você precisa saber quando e o que arquivar, dentre outros aspectos exigidos pela legislação trabalhista vigente.

Portanto, os impostos são apenas o começo.

Como um empregador, você também precisa entender de todos os direitos dos empregados. Por exemplo, você precisa saber quando é obrigatório o pagamento das horas extras. As regras sobre a jornada de trabalho regular e também do cálculo das horas extras podem ser extremamente técnicas.

Pare e pense: Você pode até ter reservado um tempo em cada semana para processar a sua folha de pagamento. Então, de repente, você recebe uma surpresa inesperada na forma de uma notificação do Ministério do Trabalho, informando que você cometeu uma infração das regras trabalhistas e será obrigado a pagar uma multa. Sendo assim, você precisa analisar seus registros e investigar a fundo para determinar se você realmente cometeu tal infração. E então, quando você menos espera, está envolvido em um litígio trabalhista. Quanto tempo seu e de sua equipe sua empresa dispõem para resolver tais questões inesperadas?

E lembre-se, isso nunca acontece em um momento conveniente e tranquilo para que você possa resolver. Sempre haverão outras prioridades mais importantes para o crescimento do negócio.

2. Tenha acesso à experiência e à tecnologia avançada

Outra razão para terceirizar a folha de pagamento é ter acesso a conhecimentos especializados na legislação trabalhista e a tecnologia de última geração.

Segundo Olavo Carneiro Jr – Consultor em Relações do Trabalho “o setor trabalhista no Brasil é o mais atingido pela regulação do Estado, uma verdadeira usina fumegante que produz diuturnamente a todo vapor leis trabalhistas. O setor de RH de cada empresa opera em estado de tensão o tempo todo, assombrado pelos tentáculos estatais que a qualquer momento, sem aviso prévio, estarão batendo à porta da empresa através do Ministério do Trabalho trazendo terror aos empregadores. O domínio de tanta regulação é inabarcável tanto pelo empregador, bem como pelo empregado que, no meio de tantas leis fica mais perdido do que índio no meio de um recital de música de câmara”.

O Consultor Olavo Carneiro Jr. resumiu também a quantidade absurda de regulação trabalhista que existe em nosso país, vamos conferir?

• Consolidação das Leis do Trabalho – CLT: São 922 artigos, alguns já caducos, porém com a inserção de muitos outros através de decretos.

• Constituição Federal: Artigo 7º (34 incisos), Artigo 8º (8 incisos), Artigos 9º, 10º e 11º.

• Jurisprudência do TST: 429 Súmulas, 13 Orientações Jurisprudenciais do Tribunal Pleno, 411 Orientações Jurisprudenciais SDI-1, 77 Orientações Jurisprudenciais SDI-1 Transitórias, 156 Orientações Jurisprudenciais SDI-2, 38 Orientações Jurisprudenciais SDC e 120 Precedentes Normativos SDC.

• Leis Específicas: Exemplos: Lei da Doméstica, Trabalhador Rural.

• Leis complementares.

• Emendas Constitucionais.

• Decretos. (+ Decretos-Leis)

• Portarias.

• Atos Declaratórios

• Circulares

• Notas Técnicas

• Despachos

• Instruções Normativas

• Ordens de Serviço

• Resoluções: (+ Administrativas, Normativas e Recomendadas).

• Medidas Provisórias

• Normas Regulamentadoras

• Abusos dos sindicatos

• Acordo, Convenção ou Dissídio Coletivo.

• Organização Internacional do Trabalho – OIT: Atualmente o Brasil é signatário de 96 convenções.

Fonte: Blog Direitos Trabalhistas

E todos os anos centenas de novas leis e regulamentos são promulgadas. Será que é essencial ao empregador contar com o apoio de especialistas em toda esta legislação trabalhista para ter mais segurança ao gerir seu negócio?

Tão importante quanto a perícia, é a nova tecnologia. Os empregadores hoje dependem da tecnologia para operar com mais eficiência. Conforme o negócio cresce, os empregadores precisam contratar mais funcionários e consequentemente mais relatórios são necessários. A falta de tecnologia torna-se um obstáculo em escala para o crescimento do negócio.

Os funcionários também esperam contar com essa tecnologia. Os colaboradores esperam ter acesso a sistemas de autoatendimento, onde consigam verificar suas informações de folha de pagamento on-line, por exemplo. Os empregadores que não são capazes de fornecer tal opção podem estar em desvantagem competitiva.

Além disso, a explosão do uso de dispositivos móveis está introduzindo um novo nível de expectativa referente à tecnologia. O uso de celulares ainda é nascente quando se trata de folha de pagamento, mas está crescendo a uma velocidade célere na área de recursos humanos.

Os empregadores estão usando dispositivos móveis para analisar determinados relatórios e procurar informações, como o valor que precisam ter disponível no banco em datas de folha de pagamento. Os funcionários também estão começando a usar aplicativos móveis para verificar seus próprios registros.

Terceirizar a folha de pagamento lhe dá acesso a toda essa tecnologia.

3. Reduzir Custos e Riscos

Terceirizar a folha de pagamento também pode auxiliar no corte de custos e na limitação de riscos.

Os custos diretos com o processamento de sua folha de pagamento podem ser bastante reduzidos se você terceirizar este trabalho. Talvez uma grande empresa pode se dar ao luxo de manter robustos departamentos de recursos humanos para processar a folha de pagamento. No entanto, para pequenas e médias empresas, processar a folha de pagamento internamente pode ser um grande desperdício de dinheiro.

Analise a situação, suponhamos que sua empresa tem menos de 30 funcionários, faça as contas: Calcule o tempo e os custos para processar a folha de pagamento de cada período, imprima, assine e distribua os holerites de pagamento para cada funcionário. Agora, calcule os gastos com o software que você utiliza e a manutenção dos programas, adicione o treinamento e o suporte, a atualização das principais alterações da área trabalhista, a geração e envio do CAGED, a geração da GPS, e o tempo que você gasta gerando relatórios para uso contábil. Calculou?

Agora, veja o quanto você está gastando e compare com o valor dos planos oferecidos por uma empresa contábil terceirizada especializada em recursos humanos e folha de pagamentos?  Provavelmente você se surpreendeu com o resultado, não é mesmo?

Percebeu o quanto você pode economizar ao terceirizar a folha de pagamento de sua empresa?

Se você é o proprietário de uma empresa de pequeno a médio porte e você está tentando processar a folha de pagamento internamente em sua empresa, o custo do tempo gasto é ainda maior. Se você terceirizar a folha de pagamento, você não precisará mais se preocupar com seu gerente de recursos humanos, em época de folha de pagamento, faltando por motivo de doença, com demissão e desfalque da equipe, com funcionários responsáveis querendo sair de férias ou saindo de licença maternidade, etc. A responsabilidade do processamento da folha de pagamento é da empresa terceirizada, portanto, sua preocupação é apenas receber a folha processada na data correta e liberar o pagamento dos funcionários.

Existe também, quando se trata de folha de pagamento, a prevenção dos riscos. Você precisa se preocupar com uma questão fundamental, que é a confidencialidade dos dados de sua empresa e colaboradores. Imagine se o seu funcionário, responsável por processar a folha de pagamento, resolve “compartilhar” o quanto um colega de trabalho está ganhando, isso pode gerar um drama extremo no local de trabalho.

Uma resposta comum de vários clientes é: “É muito mais eficiente deixar tudo isso nas mãos do meu contador, do que ter que lidar com isso internamente”.

Conclusão

Quando você terceirizar a folha de pagamento de sua empresa, esses tipos de dores de cabeça simplesmente não acontecerão e você estará mais seguro para gerir o seu negócio. Isso porque você contará com o apoio indispensável de especialistas em legislação trabalhista para lidar com tudo isso.

Sendo assim, terceirizar a folha de pagamento de sua empresa torna-se um assunto que você sequer precisa pensar a respeito, e simplesmente deve fazer. Agindo assim, você estará livre para empreender e empenhar seus esforços naquilo que realmente importa, isto é, o crescimento de sua empresa.

Se tiver dúvidas sobre como terceirizar a folha de pagamento de sua empresa, entre em contato conosco. Somos especializados em processamento de folhas de pagamento e em toda legislação trabalhista. Com certeza podemos ajudar você!

Pense nisso e até breve!